Un modelo innovador para optimizar el trabajo de tu equipo dándoles calidad de vida

El Revenue Management no es solo cuestión de estudiar las tarifas sino también de optimizar recursos. En este artículo aprenderás a rentabilizar lo que pagas a tu personal y paralelamente a darles una mayor calidad de vida.

He de decir que mi experiencia como trabajador por cuenta ajena es muy breve (2005-2008 sin contar largos periodos de prácticas), pero considero que  suficientes para poder decir que el modelo actual de gestión de la optimización del tiempo de recursos humanos es pésimo. No solo en nuestro país sino también en otros europeos que conozco de primera mano.

Empecemos analizando el sistema actual:

1. Un empleado, habitualmente está contratado para trabajar un número determinado de horas al día (el más habitual son 8).
2. Además está obligado a ir a una oficina física con su correspondiente pérdida de tiempo en desplazamientos. Esto hace que, quieras o no el tiempo medio de dedicación a tu empresa de un miembro de tu equipo sea de 9-10 horas / diarias. El hecho de ir todos los días a una oficina tiene sus ventajas, sobre todo la mayor agilidad a la hora de transmitirse información, tomar decisiones etc. (aunque hoy día esto también es posible si sabes utilizar una serie de herramientas tecnológicas como Google Drive, Skype, Whatsapp…) pero también tienen sus inconvenientes (un fumador puede perder una hora diaria o mas “echándose el cigarrito”, tomando el café de la mañana y de la tarde y combinando trabajo efectivo con “lo que le ha pasado el fin de semana”…)
3. Si contáramos horas extra, que habitualmente no se pagan esta dedicación se incrementa.
4. Si quieres que tu equipo siga aprendiendo y formándose este modelo prácticamente no lo permite.
5. Este modelo no te permite controlar si estás optimizando el tiempo que estas pagando.

Consecuencias de este modelo:

•  La mayoría de los trabajos tienen picos fuertes y picos más bajos de trabajo por lo tanto hay momentos en los que tu equipo no llega a conseguir todo el trabajo que tiene que llevar a cabo y muchas otras está como se dice en el argot laboral “calentando silla”.
• Después de un atasco (como los que se producen en la ciudad en la que vivo, Madrid) es común y lógico que una persona llegue a afrontar sus tareas con el mismo humor y energía que lo haría sin ese paso previo.
• Las horas extras no pagadas son una de las mayores frustraciones que puede tener un miembro de tu equipo.
• Un equipo que dedica más horas de las que debería a ayudarte con tu negocio difícilmente va a tener la iniciativa y el tiempo de formarse para mejorar su rendimiento.
• El modelo que plantearé a continuación nos ayudará a optimizar el tiempo que estamos pagando.

¿Cuál es el modelo que planteo y como soluciona estos problemas?

Es muy sencillo y puedo decir que lo he aplicado en multitud de proyectos durante años  y siempre ha sido efectivo, tanto para mi como para mi equipo.

A continuación os dejo el modelo que nos servirá como referencia, el cual explicaré a continuación:

Como veis dividimos el modelo por tareas diarias y estas las dividimos entre puntuales (aquellas que se salen del día a día habitual del miembro de tu equipo) y periódicas (aquellas que debe realizar todos los días el miembro de tu equipo). Pongo 1 ejemplo de tarea periódica y 2 ejemplos de tareas puntuales.

Las siguientes dos columnas son quizás las más importantes de este modelo. La primera es una estimación que el empresario debe hacer con su empleado de manera consensuada.  Combinando esta columna con la inmediatamente siguiente podemos saber si realmente la estimación es real y poco a poco ir siendo más realista en las estimaciones.

Esto nos permitirá:

• Saber cuantas tareas puede gestionar una misma persona.
• No pasarnos de horas y dar una calidad de vida a tu colaborador.

Las columnas de fechas nos dirán si estamos retrasando una tarea más de lo debido dando así una mayor calidad a tus clientes.

Por último tenemos la columna de motivos del retraso, tanto profesionales (llamadas de teléfono que se extienden más de lo necesario, atascos en tareas que a primera vista parecen sencillas…) como personales (enfermedades, gestiones personales…). Esta columna nos ayudará a conocer, justificar y corregir el motivo de cada retraso.

¿Y qué ocurre cuando hay días en los que el tiempo de trabajo es menor al tiempo por el que estas pagando?

Aquí es donde el empleado en ocasiones “calienta la silla” y el empresario no se entera. Son estos momentos los que debe dedicar tu equipo a formarse y pensar en como optimizar si gestión.

Es un modelo sencillo pero como veis ayuda a conseguir beneficios para ambas partes:

• El empresario conoce a fondo lo que hace su equipo, les da feedback y se implica en su día a día y puede dar valor a su trabajo. Además puede diferenciar con mayor exactitud que miembros de su equipo le aportan más.
• El equipo siente que su jefe valora más su trabajo, no trabaja horas de más (y tampoco horas de menos)

El complemento perfecto a este modelo (para aquellos trabajos que no sea estrictamente necesario el trabajo presencial full time) es la combinación de trabajo presencial con trabajo a distancia. El trabajo presencial debe ser solo el imprescindible (una reunión semanal para definir la estrategia en el modelo para la siguiente semana, reuniones con clientes, lluvias de ideas, trabajos que requieran una mayor colaboración). El resto del trabajo, aplicando correctamente este modelo se puede hacer a distancia logrando no solo un resultado igual, sino mayor.

El único hándicap del modelo es que, naturalmente requiere un mayor tiempo de dedicación al empresario. Con respecto a esto debo decir que yo mismo soy quien se encarga de esta tarea en la mayoría de mis proyectos (a parte de la gestión propia de estos) y os digo que ¡Se puede!

Os animo, empresarios, a probarlo en la medida que las circunstancias de vuestras empresas os lo permitan y a vosotros, aquellos que hacéis que las empresas obtengan resultados a que lo planteéis en vuestras empresas.

Aprovecho este post para agradecer a todo mi equipo su ayuda e implicación durante todo este tiempo y por ayudarme a demostrar que ¡El modelo funciona!